Intelligenza artificiale e gestione del personale: l'informativa è già obbligatoria

La legge 132/2025 è la prima norma italiana di sistema sull'intelligenza artificiale, e contiene un capitolo che riguarda direttamente chi gestisce il personale. Dal 10 ottobre 2025 il datore di lavoro, o il committente, deve informare i lavoratori quando un sistema di IA incide sul rapporto di lavoro.

L'obbligo è in vigore da mesi. Vale la pena verificarlo adesso, non perché sia cambiato qualcosa, ma perché è il tipo di adempimento che passa inosservato finché non arriva una contestazione.

Quando scatta

L'informativa è dovuta se l'intelligenza artificiale viene impiegata per ricavare informazioni rilevanti ai fini:

• dell'assunzione o del conferimento dell'incarico
• della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro
• della sorveglianza, della valutazione delle prestazioni e dell'adempimento delle obbligazioni del lavoratore

Il perimetro è più ampio di quanto si pensi. Non riguarda solo chi ha adottato una piattaforma dichiaratamente "AI": comprende gli strumenti di screening automatico dei curriculum, i sistemi di scoring nelle valutazioni, la pianificazione automatica dei turni, gli applicativi che segnalano anomalie nelle timbrature.

Cosa deve contenere

La comunicazione deve essere scritta e comprensibile, e va oltre la semplice dichiarazione di utilizzo. Deve chiarire:

• su quali aspetti del rapporto il sistema incide, e con quali finalità
• la logica di funzionamento del sistema e le categorie di dati che tratta
• le misure di controllo adottate, con particolare riguardo al presidio umano
• il livello di accuratezza, la robustezza e la cybersicurezza
• i potenziali effetti discriminatori

Le informazioni vanno fornite anche almeno 24 ore prima di qualunque modifica significativa al sistema o ai processi in cui è integrato.

Il rapporto con il GDPR

L'informativa della legge 132/2025 non sostituisce quella privacy: si affianca. Chi ha già mappato i trattamenti e svolto la valutazione d'impatto parte avvantaggiato, perché la logica di funzionamento e le categorie di dati sono in buona parte già documentate. Chi non l'ha fatto si trova a dover costruire i due adempimenti insieme.

Da dove partire

Il primo passo non è redigere un documento, è fare l'inventario: quali applicativi in uso in azienda producono un output che influenza una decisione su una persona. Fatto quell'elenco, l'informativa è un esercizio di traduzione.

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